Comunicazione al lavoro: scrivere email efficaci in 10 consigli pratici

Sempre più il nostro lavoro, e non solo quello, è legato alle email. Certe volte sono tentato a pensare che il mio ruolo dovrebbe essere definito come ”email manager” tanto il tempo speso tra leggere e rispondere alle email. Eppure nessuno t’insegna come scriverle e anche andando a cercare, c’è ben poco sull’argomento. Altrettanto vero è che pochi sanno scrivere delle email efficaci soprattutto in un ambiente professionale. Le email sono un mezzo veloce, nato nella rivoluzione portata da internet, il nostro linguaggio e modo di esprimerci deve adattarsi al contesto.

Ecco 10 pratici consigli su come scrivere delle email che lasceranno il segno:

1.    Usate un titolo descrittivo. Il destinatario deve poter capire il contenuto dall’oggetto senza aprire la email. Questo aiuterà molto voi a far comprendere da subito perché gli state scrivendo e aiuterà il ricevente dell’email a catalogare/archiviare il messaggio una volta letto. Un esempio di oggetto potrebbe essere qualcosa come “Progetto nuova sede: richiesta preventivo”.

2.    La prima frase deve esplicitare cosa volete dal lettore. Se volete qualcosa dal lettore chiedeteglielo nel vostro messaggio sin dalla prima frase. Troppe volte si leggono email e non si capisce cosa voglia chi scrive, il perché vi abbia scritto e che cosa si aspetti da voi. Se si è fortunati lo si comprende solo in fondo al messaggio quando poi bisogna rileggere da capo per ricomprenderne meglio il contenuto. Non rispettare questa regola è l’errore più comune ed anche il più grave per chi ambisce a scrivere un’email efficace.

3.    Esistono solo 3 motivi per scrivere un email: a) condividere informazioni, b) chiedere qualcosa o c) sollecitare una decisione.

Uno di questi obiettivi va esplicitato da subito nella prima frase, come espresso nel punto precedente. Per esempio la prima frase potrebbe essere qualcosa tipo: “Ciao Mario, ti scrivo per chiederti informazioni riguardo al preventivo della nuova sede”.

4.    Siate brevi e sintetici. Più sarete dispersivi e vi dilungherete, più rischierete di far perdere il significato del tuo messaggio. Le persone hanno poco tempo e centinaia di email nel proprio inbox. La sintesi vi farà arrivare al punto e le vostre email saranno tra quelle aperte e tra quelle lette con attenzione.

5.    Focalizzatevi sui fatti. Spesso nello scrivere un’email si è tentati a divagare, esprimere giudizi, stati d’animo, emozioni… Questo distrae e genera molte reazioni nel ricevente magari inaspettate. Quanto più vi baserete sui fatti, quanto più il vostro messaggio sarà focalizzato e raggiungerà l’obiettivo che vi siete posti prima di scriverlo.

6.    Siate selettivi sui destinatari e sugli allegati. Ponderate bene a chi mandare le email o chi mettere in copia. Aggiungere un destinatario è facile come un click, questa è la ragione perché riceviamo centinaia di email al giorno. Più ne mandate e più ne ricevete, perché le persone rispondono, fanno ulteriori domande,…etc. Siate selettivi, voi ne beneficherete e gli altri ve ne saranno grati. Anche gli allegati, aggiungeteli al vostro messaggio solo se indispensabili, altrimenti affolleranno l’embox ricevete e lo distrarranno dal messaggio principale.

7.    Fermate il ping-pong, alzate il telefono piuttosto. Le catene di email solo all’ordine del giorno purtroppo. Questo non solo fa perdere molto tempo ma spesso genera molta frustrazione e tensioni tra persone. Spesso basta fare una chiamata per prevenire queste catene di sant’Antonio e risolvere immediatamente il problema.

8.    Non fatevi tentare da mandare email di fuoco. Pensateci un attimo prima di schiacciare “invia”. Le email sono più impersonali perché non abbiamo di fronte il destinatario. Spesso accade che si mandano delle email di cui poi ci si pente. Le email invece rimangono lì e lasciano il segno spesso minando le relazioni con le persone in maniera definitiva. Il mio suggerimento è di aspettare 10 minuti e di "sbollire", magari di dormirci su, rileggere l’email e attenuare i toni.

9.    Indicate i prossimi passi. La conclusione del vostro messaggio dovrebbe essere mirata a far capire quello che secondo voi sono i passi cruciali da farsi così da allineare tutti e farli convergere verso l’azione desiderata.

10. Saluti e firma. Siate sempre educati e gentili, salutando i vostri destinatari. L’email è uno strumento più informale della carta, così anche nella scelta dei saluti sappiate riflettere questa scelta ma sempre con le dovute eccezioni del caso. Firmatevi sempre.

Impegnatevi a scrivere delle email efficaci, la vostra carriera ne beneficerà e le persone in azienda vi ringrazieranno.

Link utili:

Come scrivere in maniera efficace al lavoro: il potere della scrittura in 10 consigli pratici

  

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