Sempre più il nostro lavoro, e non solo quello, è legato alle email. Certe volte sono tentato a pensare che il mio ruolo dovrebbe essere definito come ”email manager” tanto il tempo speso tra leggere e rispondere alle email. Eppure nessuno t’insegna come scriverle e anche andando a cercare, c’è ben poco sull’argomento. Altrettanto vero è che pochi sanno scrivere delle email efficaci soprattutto in un ambiente professionale. Le email sono un mezzo veloce, nato nella rivoluzione portata da internet, il nostro linguaggio e modo di esprimerci deve adattarsi al contesto.
Ecco 10 pratici consigli su come scrivere delle email che lasceranno il segno:
1. Usate un titolo descrittivo. Il destinatario deve poter capire il contenuto dall’oggetto senza aprire la email. Questo aiuterà molto voi a far comprendere da subito perché gli state scrivendo e aiuterà il ricevente dell’email a catalogare/archiviare il messaggio una volta letto. Un esempio di oggetto potrebbe essere qualcosa come “Progetto nuova sede: richiesta preventivo”.
2. La prima frase deve esplicitare cosa volete dal lettore. Se volete qualcosa dal lettore chiedeteglielo nel vostro messaggio sin dalla prima frase. Troppe volte si leggono email e non si capisce cosa voglia chi scrive, il perché vi abbia scritto e che cosa si aspetti da voi. Se si è fortunati lo si comprende solo in fondo al messaggio quando poi bisogna rileggere da capo per ricomprenderne meglio il contenuto. Non rispettare questa regola è l’errore più comune ed anche il più grave per chi ambisce a scrivere un’email efficace.
3. Esistono solo 3 motivi per scrivere un email: a) condividere informazioni, b) chiedere qualcosa o c) sollecitare una decisione.
