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sabato 3 settembre 2011

Come scrivere in maniera efficace al lavoro: il potere della scrittura in 10 consigli pratici

Scrivere bene sul lavoro sarà l’ascensore per la vostra carriera, quando tutti faranno le scale. Viviamo in un mondo che premia chi sa scrivere. Guardiamo ai fatti, saper scrivere vi dà visibilità permettendovi di raggiungere molte più persone rispetto alla comunicazione verbale. La scrittura rimane e travalica il tempo e lo spazio, sopratutto la buona scrittura. Nel lavoro e sopratutto nelle grandi organizzazioni, saper scrivere è una capacità imprescindibile. E’ una strada veloce per farsi notare con il vostro pensiero e può aprirvi le porte per una carriera più veloce. Viceversa non avrete alcuna chance di arrivare in alto senza riuscire a scrivere in maniera chiara, incisiva ed efficace.

Come sempre, eccomi con 10 consigli pratici:
  1. Datevi un obiettivo. Quando scrivete, chiedetevi subito, cosa voglio ottenere con questo documento. Cosa voglio che il lettore faccia dopo aver letto questo articolo? Rendete anche palese al lettore queste informazioni. Ad es. “Vi scrivo per raccomandare l’utilizzo di una nuova agenzia creativa e vorrei ottenere il vostro supporto nella selezione”. Questo predispone chi legge verso il vostro obiettivo.
  2. Catturate l’attenzione da subito. Suscitate subito interesse in chi legge promettendo qualcosa di buono per loro. Quando leggete un giornale, il titolo è quello che fa la differenza nella vostra scelta di approfondire e leggere tutto l’articolo o meno. Bene, quando scrivete per lavoro, e non potete utilizzare titoli taglienti o provocanti perché per stare sul professionale, dovete promettere o promuovere qualcosa che sia rilevante per chi legge. Ad es. se si scrive ad un team di marketing, si potrebbe iniziare con “dovete catturare nuovi clienti, ecco come fare”.
  3. Parlate al lettore. Dopo che avrete letto questo, non scriverete più allo stesso modo. Scrivete usando il “voi”/”tu” e non la terza persona e fatelo da subito, all’inizio. Il lettore carpirà che state scrivendo a loro e per loro. Nel mondo di oggi, che corre veloce, nessuno ha tempo di leggere qualcosa che non lo riguarda da vicino.   
  4. Usate molti esempi. Gli esempi hanno la capacità di contestualizzare e sedimentare le vostre idee. Tutti filtrano quello che leggono attraverso la loro personale esperienza. Se volete essere capiti, dovete fare degli esempi, questo eliminerà parecchie incomprensioni e chiarirà il vostro pensiero. Inoltre gli esempi suscitano interesse.
  5. Siate brevi. Nel lavoro le persone hanno poco tempo, le cose da fare sono sempre molte di più che le ore di lavoro a disposizione. Siate diretti, non usate giri di parole, e non “allungate il brodo”. Questo renderà semplice e chiara la decodifica del vostro messaggio per chi legge. 
  6. La regola del 1x3. Dividete il vostro pensiero in paragrafi brevi di tre righe di cui la prima riga esprime già il vostro punto. Tenete conto che al lavoro le organizzazioni sono fatte da persone con profili diversi sia per livello che per funzione aziendale. Ad es. l’amministratore delegato è abituato a scorrere i documenti catturandone l’essenza e fermandosi dove ha bisogno di approfondire. Se la prima riga di ogni paragrafo, che suggerisco anche di sottolineare e mettere in grassetto, esprime il concetto, si capirà subito dove volete arrivare. Più di tre righe sono superflue, ogni pensiero compiuto si può esprimere in tre righe.
  7. Partite dalla fine. Scrivete prima la sintesi ovvero la conclusione del vostro pensiero, poi spiegate e approfondite, non il contrario. In Italia siamo abituati a scrivere i temi a scuola con introduzione, corpo e conclusioni. Gli anglosassoni fanno il contrario e sul lavoro il loro metodo è più efficace. Con il poco tempo che hanno le persone al lavoro vogliono capire subito di cosa si tratta per sapere se leggere tutto o abbandonare subito.
  8. Una struttura chiara: idea, supporto e prossimi passi. Questa è di gran lunga la struttura più efficace. Esprimente il vostro concetto, fatelo in maniera chiara e breve. Poi supportate la vostra idea con le principali evidenze, razionali ovvero date credito alla vostra idea. Questo permetterà di fare credere il lettore nella vostra idea e farla propria. Infine, dite cosa deve essere fatto per materializzarla e realizzarla, ovvero i  prossimi passi.
  9. Scegliete parole ricche. Selezionate le parole come se stesse scegliendo i primi cioccolatini da una scatola appena aperta. Date benzina alla vostra idea con delle parole che siano capaci di scaldare e suscitare anche emozioni nel lettore.
  10.  Rileggete almeno 3 volte. Questo permetterà di eliminare gli errori, le ripetizioni e soprattutto tutto il superfluo. Datevi l’obiettivo di tagliare almeno il 20% di quello che avete scritto nella rilettura, i vostri scritti ne guadagneranno in chiarezza e i lettori saranno più contenti.

Non mi rimane che augurarvi buona scrittura...


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2 commenti:

Paolo77 ha detto...

Ciao Super, mi è piaciuto questo post. Mi ritengo negato a scrivere e quando devo fare un documento al lavoro rimando sempre e poi mi blocco per ore prima di partire... spero di migliorare...

agenzia viaggi ha detto...

Bellissimo post. Chiaro ed efficace :) complimenti